Startseite › Individuelle Software

Eigene Software statt Abo: Wann rechnet sich das?

René Albrecht · Stand: Oktober 2026

„Die Software wird jedes Jahr teurer, und das pro Mitarbeiter.“ Viele Firmen zahlen jeden Monat für Programme, von denen sie nur einen Bruchteil nutzen. Der Rest wird mit Excel-Listen und Zetteln drumherum gebaut. Manchmal ist eine eigene, schlanke Lösung die bessere Wahl. Manchmal nicht. Auf dieser Seite zeige ich, wie Sie das unterscheiden.

Woran Sie merken, dass Ihre Software nicht passt

• Sie zahlen für Funktionen, die niemand nutzt. Das Paket kann hundert Dinge, Sie brauchen zehn.
• Neben der Software gibt es Excel-Listen, weil ein wichtiger Schritt im Programm nicht vorgesehen ist.
• Daten werden doppelt eingegeben, einmal im Programm und einmal in der Buchhaltung oder im Kalender.
• Jeder neue Mitarbeiter kostet eine weitere Lizenz, obwohl er nur zwei Masken braucht.
• Der Anbieter erhöht die Preise oder stellt Funktionen um, und Sie können nur zustimmen oder kündigen.

Rechnen Sie selbst nach

Ob sich eine eigene Lösung lohnt, ist eine einfache Rechnung. Nehmen Sie die Gebühr pro Nutzer und Monat aus Ihrer letzten Rechnung, multiplizieren Sie mit der Zahl der Nutzer und mit 12. Das ist Ihr Betrag pro Jahr.

Abo-Software und eigene Lösung im Vergleich

Wann ich Ihnen davon abrate

Eigene Software ist kein Selbstzweck. Ich rate ab, wenn

• ein fertiges Programm gut zu Ihnen passt und der Preis in Ordnung ist,
• es um Bereiche mit vielen gesetzlichen Vorgaben geht, die sich ständig ändern, etwa die Lohnabrechnung, oder um die Buchhaltung selbst, wo zertifizierte Programme sinnvoll sind,
• Ihre Abläufe sich gerade grundlegend ändern. Dann räumen wir zuerst auf und entscheiden danach.

Oft ist die beste Lösung eine Mischung: Das bewährte Programm bleibt, und ein kleines Werkzeug schließt die Lücke, für die es bisher eine Excel-Liste gab. Zum Beispiel eine Schnittstelle, die Daten automatisch weitergibt, statt sie abzutippen.

Typische Beispiele

• Auftrags- und Terminverwaltung, die genau Ihre Arbeitsschritte abbildet
• Prüf- und Wartungsprotokolle auf dem Tablet statt auf Papier, mit Fotos und Unterschrift
• Angebote und Rechnungen aus vorhandenen Daten erzeugen, auch als E-Rechnung
• Ein internes Verzeichnis für Kunden, Objekte oder Geräte, auf das das ganze Team zugreift

So gehe ich vor

1. Erstgespräch und Ablauf ansehenSie zeigen mir, wie die Arbeit heute läuft. Ich frage nach, bis ich es verstanden habe.
2. Ehrliche RechnungWir vergleichen, was Sie heute zahlen, mit dem, was eine eigene Lösung kostet. Lohnt es sich nicht, sage ich das.
3. Angebot mit festem UmfangSie bekommen schriftlich, was die Software können soll und was sie kostet, auch laufend. Erst wenn Sie zustimmen, geht es los.
4. Schrittweise bauenSie sehen früh erste Teile und probieren sie aus. So merken wir rechtzeitig, wenn etwas nicht passt.
5. Einführung und BetreuungIch schule Ihr Team online, begleite den Start und bleibe Ansprechpartner, wenn sich etwas ändert.

Häufige Fragen