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Digitalisierung, die im Alltag ankommt
„Vieles läuft bei uns noch über Zettel, Excel und Zuruf.“ Das ist kein Grund, sich zu schämen. Es ist der Normalfall in kleinen Firmen. Problematisch wird es erst, wenn Informationen verloren gehen, Dinge doppelt erledigt werden oder alles an einer Person hängt. Genau da setze ich an, mit Ihnen gemeinsam und in kleinen Schritten.
Erst der Ablauf, dann das Werkzeug
Der häufigste Fehler bei der Digitalisierung: Man kauft ein Programm und hofft, dass sich die Abläufe danach richten. Ein unordentlicher Ablauf wird durch Software aber nicht besser, nur schneller unordentlich. Deshalb schauen wir zuerst, wie die Arbeit heute wirklich läuft, und räumen auf. Erst danach geht es um die Frage, welches Werkzeug passt.
Wo in kleinen Firmen am meisten Zeit verloren geht
- Doppelte Eingaben: Dieselben Kundendaten stehen im Angebot, im Kalender, in der Rechnung und in einer Excel-Liste.
- Suchen: Wo ist das Foto von der Baustelle, die letzte Version des Angebots, die Mail mit der Zusage?
- Wissen in einem Kopf: Nur eine Person weiß, wie die Monatsabrechnung geht. Ist sie krank, steht alles.
- Papier unterwegs: Notizen, Stundenzettel und Protokolle werden abends abgetippt, wenn sie nicht vorher verloren gehen.
- Rückfragen per Zuruf: „Hast du den Kunden schon zurückgerufen?“ Niemand weiß, wer was zuletzt gemacht hat.
So gehe ich vor
- Kostenloses ErstgesprächSie erzählen, wo es im Alltag hakt. Ich sage Ihnen ehrlich, ob ich helfen kann.
- Ablauf gemeinsam aufnehmenWir gehen einen typischen Vorgang von der Anfrage bis zur Rechnung durch, am besten mit den Leuten, die ihn jeden Tag machen.
- Aufräumen und priorisierenWas lässt sich weglassen, zusammenlegen, vereinfachen? Sie bekommen eine kurze Liste mit Vorschlägen, sortiert nach Nutzen und Aufwand.
- Schritt für Schritt umsetzenWir fangen mit dem an, was am meisten bringt. Oft reicht eine bessere Nutzung der Programme, die Sie schon haben.
- Team mitnehmenIch schule Ihre Leute online und begleite den Start. Digitalisierung, die niemand nutzt, bringt nichts.
Automatisierung und KI: wo sie wirklich helfen
Was sich jeden Tag gleich wiederholt, lässt sich oft automatisieren. Zum Beispiel:
- eingehende Rechnungen auslesen und an der richtigen Stelle ablegen,
- Anfragen aus dem Postfach vorsortieren und an die zuständige Person weitergeben,
- Termine bestätigen und an Termine erinnern, ohne dass jemand daran denken muss,
- Daten aus einem Programm automatisch ins nächste übernehmen, statt sie abzutippen.
KI setze ich nur dort ein, wo sie Ihnen tatsächlich Arbeit abnimmt und wo klar ist, was mit Ihren Daten passiert. Wenn eine einfache Regel genügt, braucht es keine KI.
Was am Ende dabei herauskommt
Kein dicker Bericht, der in der Schublade verschwindet. Sie bekommen eine kurze, verständliche Übersicht Ihrer Abläufe und eine Liste mit konkreten Schritten. Was davon Sie umsetzen, mit mir oder selbst, entscheiden Sie. Wo ein fertiges Programm nicht passt, kann auch eine eigene, schlanke Software die Lösung sein.
Häufige Fragen
Wie viel Zeit muss mein Team dafür aufbringen?
Für die Aufnahme der Abläufe reichen meist wenige kurze Gespräche. Ich richte mich nach Ihrem Alltag, nicht umgekehrt.
Müssen wir neue Software kaufen?
Nicht unbedingt. Oft lässt sich mit den vorhandenen Programmen schon viel verbessern. Wenn etwas Neues nötig ist, empfehle ich herstellerunabhängig, was zu Ihnen passt.
Was kostet die Prozessberatung?
Das Erstgespräch kostet nichts. Danach rechne ich mit 85 € pro Stunde, als Kleinunternehmer ohne Umsatzsteuer. Für größere Vorhaben bekommen Sie vorher ein Angebot.