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Ihre E-Mails landen beim Kunden im Spam?
Das Angebot ist raus, der Kunde meldet sich nicht. Zwei Wochen später heißt es: „Lag im Spam.“ Am Inhalt liegt das selten. Meistens kann Ihre Domain dem Mailserver des Empfängers nicht sauber nachweisen, dass die Mail wirklich von Ihnen kommt.
Warum das heute häufiger passiert
Die großen Mailanbieter sind in den letzten Jahren deutlich strenger geworden. Google verlangt seit 2024, dass sich jeder Absender mindestens per SPF oder DKIM ausweist. Wer viele Mails verschickt, braucht zusätzlich DMARC. Microsoft hat 2025 für Outlook.com und Hotmail ähnliche Regeln eingeführt. Was früher noch durchging, landet heute im Spam oder wird gar nicht erst angenommen.
Viele Domains wurden eingerichtet, als diese Einträge noch keine Rolle spielten. Danach hat sie niemand mehr angefasst.
Die drei Einträge, die meistens fehlen oder falsch sind
Alle drei sind kurze Textzeilen in den DNS-Einstellungen Ihrer Domain, also dort, wo Sie die Domain gekauft haben oder verwalten lassen.
SPF: Wer darf für Ihre Domain senden?
Eine Liste der Server, die E-Mails mit Ihrer Absenderadresse verschicken dürfen. Typischer Fehler: Neben dem normalen Postfach verschicken auch Warenwirtschaft, Newsletter-Tool, Online-Shop oder der Scanner im Büro Mails, stehen aber nicht auf der Liste. Ebenfalls häufig: zwei SPF-Einträge statt einem. Dann gilt keiner von beiden.
DKIM: die digitale Unterschrift
Ihr Mailanbieter unterschreibt jede ausgehende Mail. Der Empfänger prüft die Unterschrift mit einem Schlüssel, der bei Ihrer Domain hinterlegt ist. Bei vielen Anbietern muss DKIM erst eingeschaltet und der Schlüssel von Hand eingetragen werden. Genau dieser Schritt fehlt oft.
DMARC: Was soll mit verdächtigen Mails passieren?
DMARC sagt dem Empfänger, was er mit Mails tun soll, die angeblich von Ihnen kommen, aber SPF und DKIM nicht bestehen: durchlassen, in den Spam schieben oder abweisen. Außerdem bekommen Sie Berichte, wer alles in Ihrem Namen sendet. Nebenbei erschwert das Betrügern, mit Ihrer Adresse gefälschte Rechnungen zu verschicken.
Weitere häufige Ursachen
- Ihre Adresse steht auf einer Sperrliste, zum Beispiel weil ein Postfach gehackt war und darüber Spam verschickt wurde.
- Das Kontaktformular Ihrer Website verschickt Mails mit der Adresse des Besuchers als Absender. Für fremde Mailserver sieht das wie eine Fälschung aus.
- Weiterleitungen über mehrere Postfächer brechen SPF. Ohne DKIM fällt die Mail dann durch.
- Die Mail selbst: nur ein großes Bild statt Text, sehr viele Links oder Kurz-URLs. Das spielt eine Rolle, meist aber eine kleinere als die Einträge oben.
Selbst prüfen in zwei Minuten
- Schicken Sie eine normale Mail aus Ihrem Firmenpostfach an eine Gmail-Adresse.
- Öffnen Sie die Mail in Gmail im Browser, klicken Sie oben rechts auf die drei Punkte und dann auf „Original anzeigen“.
- Oben stehen SPF, DKIM und DMARC. Steht überall PASS, ist die Grundlage in Ordnung. Steht dort FAIL, NEUTRAL oder fehlt ein Eintrag, liegt hier sehr wahrscheinlich das Problem.
Wer es genauer wissen will: Dienste wie mail-tester.com bewerten eine Testmail mit Punkten und zeigen, was fehlt.
So gehe ich vor
- BestandsaufnahmeIch schaue mir Ihre Domain an und kläre mit Ihnen, welche Programme und Geräte in Ihrem Namen Mails verschicken.
- Einträge setzenSPF, DKIM und DMARC richte ich bei Ihrem Domain- und Mailanbieter ein oder korrigiere sie.
- TestenIch schicke Testmails an Gmail, Outlook.com, GMX und web.de und prüfe, ob sie sauber ankommen.
- NachschärfenDMARC starte ich im Beobachtungsmodus. Erst wenn die Berichte zeigen, dass alle echten Absender erfasst sind, wird die Regel strenger.
Sie bekommen vorher ein Angebot. Erst wenn Sie zustimmen, geht es los.
Häufige Fragen
Muss ich dafür den Mailanbieter wechseln?
In aller Regel nicht. Die Einträge funktionieren mit jedem seriösen Anbieter, von Microsoft 365 bis zum Postfach beim Webhoster.
Kann bei der Umstellung etwas schiefgehen?
Ja, wenn man zu schnell zu streng wird. Dann werden auch echte Mails abgewiesen, etwa die aus der Warenwirtschaft. Deshalb gehe ich schrittweise vor und beobachte erst, bevor etwas gesperrt wird.
Wir haben schon einen IT-Dienstleister. Können Sie trotzdem helfen?
Ja. So eine Prüfung ist ein überschaubares Einzelprojekt und lässt sich mit Ihrem bisherigen Dienstleister abstimmen.